Hvordan kan organisasjonen min bli bedre til å skrive klarspråk?

Klarspråk vil si at myndigheter, kommuner og andre offentlige organisasjoner skal skrive på en måte som innbyggerne forstår. I den norske språkloven står det at språket som brukes av myndighetsorganer og andre offentlige aktører skal være klart og forståelig. Derimot så hersker det en misforståelse om at klarspråk bare er noe som gjelder for myndigheter og offentlig forvaltning. I denne veilederen går vi gjennom noen helt praktiske tips til hvordan organisasjonen din kan jobbe aktivt med klarspråk. 

Utfordringen med digitale tekster

Å lese digitale tekster krever mer konsentrasjon enn tekster som står på papir. Faktisk så viser forskning at vi er flinkere til å huske tekster om vi leser dem på papir. Det er delvis fordi digitale tekster er fulle av «avbrytelser», for eksempel irrelevante lenker, tekstmeldinger som plinger inn på telefonen eller at hjernen blir distrahert av trangen til å søke etter ny informasjon. Faktisk så foretrekker 77% av oss å lese på papir fremfor skjerm når vi skal lese en tekst på mer enn tre sider. Når man skriver digitale tekster, er det derfor nødvendig å være klar over disse begrensningene og følge noen enkle prinsipper for å skape klarhet i teksten.

Hold deg til tema – Hvordan gjøre tekster lettere tilgjengelig for leseren

• Hold deg til ett tema av gangen
  Teksten bør utforske ett enkelt tema av gangen. Selv om det kan være fristende å komme inn på flere aspekter av et emne, er det som regel ikke særlig nødvendig for leseren og kan føre til forvirring. Når du leter etter et tydelig tema, kan det være nyttig å avklare for seg selv hva som skal være tekstens hovedformål; skal teksten være analyserende, argumenterende, beskrivende, dokumentarisk eller noe helt tredje.
• Et tydelig tema handler om en god avgrensning
  For at et tema skal være klart fra start av, må det være avgrenset. Desto mer konsist og spesifikt du kan gjøre tema, jo lettere blir det for leseren din å følge teksten.
• Kontekst er helt sentralt
  Teksten skal ikke bare være tydelig i seg selv, men også tydelig i forhold til situasjonen den opptrer i, eller dens kontekst. Derfor er det viktig at du som skribent er deg bevisst tekstens sjanger, forfatterens rolle, hvilken leser du skriver til og hvilket medium du kommuniserer via.
• Samspill mellom tema og sjanger
  Det er forskjell på hvordan en tekst utformes basert på hvilken sjanger den er skrevet innenfor. Det er for eksempel forskjell på et blogginnlegg og et innlegg på Linkedin. Husk at tema i teksten din skal harmonere med hvilken sjanger teksten tilhører.
• Din rolle som skribent
  Tenk gjennom hva dine kunnskaper og vurderinger er som skribent. Hvilket perspektiv skriver du fra når du skriver en tekst og hvilken rolle har du? Det er viktig å formidle troverdighet når du uttaler deg om et emne, samtidig som at det ikke er nødvendig å være ekspert på noe før du uttaler deg. De fleste kan for eksempel uttale seg om hva de synes om en vin uten å være utdannet sommelier.
• Hvem er leseren?
  For å kunne skrive en tekst så tydelig og presist som mulig er det viktig å tenke på hvem som skal lese den. Derfor bør du også skille mellom faktiske og tenkte lesere. Behøver leseren informasjonen i teksten? Å forsøke å nå en altfor bred målgruppe kan lett føre til at teksten framstår ufokusert. Faktorer som kan være bra å tenke på når du forestiller deg leseren din er for eksempel alder, kjønn, arbeid, familieforhold, klassebakgrunn osv.
• Vær oppmerksom på begrensningene til mediet
  Når det gjelder medier som e-post, nettsider, innlegg i sosiale medier, e-bøker, blogger og nettartikler, er det viktig å være klar over de mulighetene og begrensningene som de ulike mediene bærer med seg. Det er viktig å se for seg hvor og hvordan teksten vil leses, vil den bli nøye lest hjemme eller skumleses på bussen. Samtidig så må vi også huske på at lesing på en skjerm ikke alltid er en lineær prosess. Du bør derfor unngå setninger som «Vi kommer til det» eller «Som vi sa». I stedet bør du bruke lenker slik at leseren kan hoppe frem og tilbake i teksten. Lenken burde plasseres i slutten av et avsnitt, ellers vil leseren klikke på lenken før teksten er ferdig.

Kunsten å strukturere en god tekst

Når en skriver en tekst følger den som regel et argument som utdypes gjennom flere poeng.  Teksten bør deles opp slik at hvert avsnitt tar for seg ett poeng av gangen. Det finnes tre typer avsnittsinndeling. 

• Avsnitt adskilt med linjeskift og innrykk brukes når de atskilte poengene tar for seg lignende tematikk.
• Avsnitt adskilt med linjeskift brukes når det er et stort skifte i innhold mellom to poeng.
• Avsnitt adskilt med linjemellomrom og avsnittsoverskrifter brukes når det er en stor endring i innholdet mellom to poeng.

Det er viktig å bruke riktig inndeling for å skape fremdrift for leseren.

Kom til poenget

Den første setningen i et avsnitt er en såkalt temasetning. Setningens funksjon er å presentere tema i avsnittet og fungerer som en slags innholdsfortegnelse. Setningene mellom første og siste setning i et avsnitt kalles kommentarsetninger. Kommentarsetningenes funksjon er å utdype poenget. Den avsluttende setningen, som er den siste setningen i avsnittet, har som mål å avslutte avsnittet ved å fastslå poenget med avsnittet. Med denne strukturen kan du skape en tydeligere leseopplevelse.

Koble sammen poengene dine med sammenhengende setninger

Det er viktig å gjøre det klart for leseren hva som er sammenhengen mellom poengene. Et verktøy for å knytte sammen poengene i en setning er forbindelsessetninger. Disse setningene fungerer som en språklig overgang på tvers av avsnittene, og deres funksjon er å forklare leseren hvordan avsnittet henger sammen med det forrige eller kommende punktet. Koblingssetninger kan være: eksemplifisering, generalisering, årsak, virkning, likhet, motsetning eller oppramsing.

Hvordan strukturere setninger

Sett punktum

Informasjon i en tekst skilles ved å sette punktum, og du bør sørge for at det bare er én type informasjon per punktum. Det er viktig å bruke punktum for å bryte opp informasjonen i teksten og gjøre teksten mer lesbar.

Hva består en setning egentlig av?

En setning på norsk skal inneholde minst et subjekt + et verb. På norsk setter vi alltid subjekt, verb og objekt i den rekkefølgen (så framt det ikke er et spørsmål) det gjør at vi kaller norsk et S-V-O språk. For å skrive klare og tydelige setninger er det viktig å være bevisst de meningsbærende delene av setningen og hvordan de plasseres. De viktigste elementene kommer helt først i setningen i form av subjektet og verbet, før tilleggsinformasjon som direkte objekt og adverb utbroderer meningsdanningen i setningen.  

Unngå passivt språk

For å unngå et stivt og upersonlig språk er det viktig å bruke det som kalles for et aktivt språk.

Skriv ikke:

Eventuelle brudd på regelverket betyr at det må betales avgifter for kjøretøyet.

Men skriv i stedet:

Dersom du bryter reglene, må du betale avgifter for kjøretøyet.

Problemet her er at subjektet ikke har blitt gjort tydelig i setningen, men blir i stedet omtalt som et objekt. Som en tommelfingerregel er det alltid bedre å skrive hvem som gjør hva i en setning.

Lag sammenhenger mellom setningene

I tillegg til at informasjonen i teksten må være riktig oppdelt og strukturert, må den også henge sammen. Hvis informasjonen i teksten fremstår som isolerte enheter, risikerer du at leseren gjør feilkoblinger mellom informasjonen. For å unngå dette kan du bruke koblingsord som fokuserer på begrunnelse, vektlegging, eksempel og så videre.

Ordenes makt: Uttrykk deg klarere med presise formuleringer

Hvilke ord du velger å bruke er avgjørende for hvordan teksten din blir lest av mottakeren. På samme måte som at det er viktig å skrive setninger av varierende lengde, og med en type informasjon, er det også viktig å være klar over hvilke ord en velger å bruke. Forsøk å velg ord som ligger tett opp mot dagligspråket, unngå fyllord så mye som mulig og forklar alle fagutrykk du bruker første gang de dukker opp i teksten. I tillegg er det bedre 

Med kort og tydelig kommer man langt

I tillegg til å velge de riktige ordene, må du også velge riktig mengde ord. Det betyr at du må si så mye som mulig med så få ord som mulig og unngå unødvendige ord.

Et klart og tydelig skriftspråk er avgjørende 

For å oppnå et klart og tydelig skriftspråk må organisasjonen ha et enkelt og avgrenset formål med teksten, tilpasset sjanger, skribent og leser. Avsnittene bør være tydelig inndelt og strukturert med kulepunkter, utdypende setninger og avslutningssetninger. Setningene bør bruke presise ordvalg og unngå overflødige ord, samtidig som de henger logisk sammen. Dette sikrer effektiv og forståelig kommunikasjon, noe som er viktig i enhver profesjonell sammenheng.